Módulos de Detecção
Identificar sistematicamente potenciais riscos em nossa cadeia de suprimentos.Monitoramento da aderência aos requisitos e princípios do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Terceiros Intermediários da Siemens e consequências de má conduta
Nosso objetivo é minimizar os riscos e aproveitar as oportunidades em nossa rede de fornecedores para o melhor efeito. Nosso processo de gestão de fornecedores, portanto, foca não apenas na qualidade, custos e disponibilidade, mas também na capacidade de inovação de nossos fornecedores e nos aspectos de sustentabilidade. Além disso, desenvolvemos um sistema de processos adequados (módulos de detecção) que nos permitem identificar sistematicamente potenciais riscos em nossa cadeia de suprimentos. Esses módulos de detecção consistem em avaliações e autoavaliações de fornecedores, bem como inspeções no local (auditorias).
- Abordagem baseada no risco
- Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa
- Inspeções Orientadas por Incidentes
- Auditoria de Qualidade de Fornecedores
- Auditorias Externas de Sustentabilidade
Para identificar proativamente os riscos relacionados à sustentabilidade em nossa cadeia de suprimentos, aplicamos uma abordagem baseada em riscos. Essa estrutura faz uso de fontes de informação internas e externas que nos permitem concentrar nossas atividades de mitigação de riscos onde elas são mais necessárias. Neste contexto, é elaborado um plano de ação personalizado para o futuro para qualquer fornecedor identificado como de alto risco. As ações possíveis incluem o início de um plano de desenvolvimento, uma auditoria de sustentabilidade ou a eliminação gradual do fornecedor.
A adesão sustentada aos requisitos e princípios do Código de Conduta para Fornecedores de Energia Siemens é verificada usando os seguintes elementos:
- Abordagem baseada no risco
- Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa
- Inspeção Orientada a Incidentes
- Auditorias de Qualidade de Fornecedores
- Auditorias Externas de Sustentabilidade
A abordagem interna identifica sistematicamente os fornecedores com riscos potenciais que foram abordados por meio de nosso processo de qualificação de fornecedores e auditorias regulares de qualidade de fornecedores. Os fornecedores com desempenho abaixo de um determinado limite predefinido são adicionados automaticamente a uma lista de fornecedores com risco potencialmente elevado. A lista é compartilhada com as unidades de Compras responsáveis pelas Divisões, que tomam novas medidas para esclarecer a situação.
Também utilizamos fontes externas para identificar riscos. Exemplos dessas fontes são bancos de dados de organizações não governamentais (ONGs), relatórios de mídia ou informações canalizadas por meio de nossa ouvidoria de conformidade ou linha direta "Fale". Qualquer denúncia de suspeita de violação dos requisitos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens passa por um processo de esclarecimento para determinar os próximos passos a serem tomados, por exemplo, o que é conhecido como uma inspeção orientada por incidentes. Para alcançar uma triagem completa de risco de nosso portfólio de compras, uma estrutura de mapeamento de risco foi desenvolvida com base em dados externos. A estrutura inclui mapeamento de risco país e classificações de risco de commodities
Mapeamento de risco país
A fim de fornecer uma visão geral dos riscos relacionados à sustentabilidade, a estrutura de mapeamento de risco país é composta por 15 indicadores de risco de sustentabilidade para cada país. Os indicadores referem-se a áreas como segurança hídrica, potencial corrupção e direitos humanos.
Classificações de risco de commodities
Para avaliar os riscos envolvidos no fornecimento de diferentes commodities, cada uma de nossas categorias de commodities foi classificada em termos de riscos relacionados à sustentabilidade. Os riscos incluem questões ambientais, trabalhistas e de saúde e segurança ocupacional.
A Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa assume a forma de um questionário on-line em nosso portal de fornecedores SCM STAR .
Como módulo essencial em nosso processo de qualificação de fornecedores, atende a três importantes propósitos:
- Comunicar o que significa sustentabilidade na Siemens Energy e quais são os nossos requisitos mínimos para se tornar um fornecedor da Siemens Energy
- Dar aos nossos fornecedores um método de identificação de riscos e oportunidades de melhoria numa fase inicial da nossa cooperação
- Com base nos riscos identificados, definir ações corretivas para mitigação como parte da estrutura de desenvolvimento de fornecedores da Siemens Energy
Uma vez iniciado o processo de qualificação do fornecedor, o fornecedor receberá um convite para concluir a Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa eletronicamente no SCM STAR. As perguntas verificam uma seleção de requisitos básicos, conforme estabelecido em nosso Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens.
O resultado da Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa será calculado no portal do fornecedor e exibido em forma de semáforo.
- Categoria 'verde': O fornecedor atendeu e implementou os requisitos de forma sustentável e não apresenta risco de responsabilidade corporativa.
- Categoria 'amarela': O fornecedor apresenta pequenos desvios em relação aos requisitos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens e apresenta um risco potencial de responsabilidade corporativa.
- Categoria 'vermelha': O fornecedor apresenta desvio significativo em relação aos requisitos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens e apresenta um risco de responsabilidade corporativa potencialmente grave.
A Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa permanece válida por 3 anos após a conclusão. Quando o questionário for renovado, o fornecedor receberá um convite automático por e-mail para preenchê-lo novamente. Caso sejam identificadas discrepâncias no questionário em relação aos requisitos do Código de Conduta, o sistema gera automaticamente um plano de ação corretiva que precisa ser confirmado pelo fornecedor.
A Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa segue uma abordagem baseada em riscos, concentrando-se em fornecedores cuja principal base de fabricação está localizada em Estados não pertencentes à OCDE. No entanto, se houver qualquer suspeita de não adesão ao Código de Conduta para Fornecedores de Energia da Siemens, a Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa pode ser executada independentemente da localização do fornecedor.
Enquanto uma luz verde indica que não há riscos de sustentabilidade, uma luz amarela ou vermelha indica um risco potencial de sustentabilidade e, portanto, requer ação. Com base nas discrepâncias identificadas, um plano de ação corretiva será criado e registrado automaticamente no módulo de desenvolvimento de fornecedores. Cada uma das ações corretivas também tem um prazo definido (período de carência) para implementação.
Os fornecedores podem acessar o SCM STAR e relatar como a implementação das ações corretivas está progredindo. Uma vez que todas as ações corretivas tenham sido confirmadas como implementadas pelo fornecedor, o comprador obrigatório pode fechar o plano de ação corretiva no sistema.
A Siemens Energy também pode iniciar uma auditoria externa de sustentabilidade nas instalações do fornecedor para garantir a implementação adequada das ações corretivas por meio de uma avaliação por um auditor independente de sustentabilidade. Se as ações corretivas necessárias, apesar da assistência da Siemens Enery, não forem implementadas dentro do período de carência, seja por falta de compromisso ou habilidade, a Siemens Energy se esforçará para resolver os problemas em uma reunião de escalonamento junto com o fornecedor.
Se todos os esforços não forem bem-sucedidos, a Siemens Energy reserva-se o direito de encerrar a relação comercial e eliminar gradualmente o fornecedor.
No caso de violações identificadas dos requisitos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens, inspeções orientadas por incidentes serão iniciadas para minimizar os riscos na cadeia de suprimentos.
Uma inspeção orientada a incidentes é uma inspeção no local que se concentra especificamente na investigação de violações específicas do Código de Conduta.
Durante a inspeção, um especialista nomeado nos tópicos relevantes analisará o status atual do site do fornecedor e definirá ações corretivas em conjunto com o fornecedor, a fim de atender aos requisitos da Siemens Energy de forma sustentável. A implementação dessas ações corretivas deve começar imediatamente e será verificada em uma inspeção de acompanhamento assim que um prazo razoável para implementação, definido pelo especialista nomeado, tiver terminado.
O especialista mandatado nos tópicos cobertos pelo Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens será um funcionário interno da Siemens Energy treinado nesses tópicos ou um especialista de uma empresa externa certificada que trabalhe em nome da Siemens Energy.
Estas inspecções são efectuadas no local do fornecedor se
- existe uma forte suspeita de que tenha havido uma violação dos requisitos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia da Siemens e Intermediários Terceiros (por exemplo, relatórios da mídia, informações de fontes reconhecidas e confiáveis), ou
- a Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa produz um resultado confirmado de "Categoria vermelha".
Caso o especialista nomeado encontre condições irrecuperáveis no local, ou conclua que as ações propostas não foram implementadas e/ou que falta um compromisso de melhoria, ele recomendará que os negócios com o fornecedor sejam suspensos. Como último recurso, a Siemens Energy rescindirá os contratos de compra.
Os requisitos de sustentabilidade energética da Siemens também são verificados na auditoria de qualidade regular do fornecedor.
No âmbito da auditoria regular de qualidade dos fornecedores, a conformidade com os requisitos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Terceiros Intermediários da Siemens é verificada através de questões integradas de sustentabilidade.
As questões relevantes sobre sustentabilidade estão incluídas em todas as auditorias de qualidade em países de maior e menor risco.
Tendo experimentado um aumento no número de medidas de melhoria acordadas, fomos encorajados a nos concentrar ainda mais em nossos esforços de auditoria e capacitação com nossos fornecedores.
As ações corretivas acordadas não refletem predominantemente violações do Código de Conduta para Fornecedores de Energia Siemens e Intermediários Terceirizados, mas se aplicam principalmente a melhorias estruturais nos sistemas de gestão para conformidade sustentável com os requisitos do Código de Conduta (como políticas, diretrizes, informações e treinamento ausentes ou incompletos ou provisões organizacionais).
As auditorias externas de sustentabilidade (ESA) destinam-se a verificar a aderência aos requisitos do "Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens" e avaliar o desempenho de sustentabilidade de nossa cadeia de suprimentos. A Siemens Energy nomeou empresas de auditoria reconhecidas internacionalmente para realizar essas auditorias no local com base nos princípios universalmente válidos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Intermediários Terceirizados da Siemens. O resultado é uma avaliação e um relatório aprofundados que permitem à Siemens Energy e seus fornecedores identificar e gerenciar potenciais riscos de sustentabilidade.
Os fornecedores em foco para auditorias externas de sustentabilidade são selecionados de acordo com uma abordagem baseada em riscos. Essa avaliação identifica as partes de nossa base de fornecedores que apresentam potenciais riscos de sustentabilidade e que merecem uma inspeção mais detalhada fornecida por uma auditoria externa de sustentabilidade.
Além disso, uma auditoria externa de sustentabilidade também pode ser acionada se um potencial risco de sustentabilidade tiver sido indicado por um resultado "vermelho" em uma Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa. Se as circunstâncias relativas aos desvios do Código de Conduta para Fornecedores de Energia e Terceiros da Siemens, conforme declarado na Autoavaliação de Responsabilidade Corporativa, permanecerem e a situação merecer uma investigação mais detalhada, uma auditoria externa de sustentabilidade deverá ser iniciada.
Os fornecedores submetidos a uma auditoria externa de sustentabilidade serão solicitados a agendar uma auditoria com o auditor nomeado dentro de uma janela de tempo definida. As auditorias referem-se exclusivamente à conformidade e ao desempenho do fornecedor em relação às seis categorias do Código de Conduta para Fornecedores de Energia Siemens e Intermediários Terceirizados.
O processo de auditoria segue estas etapas:
- Reunião inicial na qual a administração é informada sobre o escopo, a metodologia e o processo de auditoria e entrevistada sobre políticas e tópicos relevantes para o Código de Conduta para Fornecedores e Terceiros Intermediários da Siemens
- Uma inspeção física da fábrica/instalação para verificar as não conformidades relatadas/documentadas com a situação atual
- Entrevistas com funcionários para obter informações sobre as condições de trabalho dos funcionários nas instalações e verificar a implementação de políticas e procedimentos que garantam que os requisitos do Código de Conduta sejam atendidos
- Uma revisão final dos relatórios para avaliar o cumprimento das diretrizes trabalhistas ou salariais
O auditor trata todas as informações como confidenciais, na medida em que tais informações ainda não estão publicadas, geralmente disponíveis a terceiros ou de outra forma já são de domínio público.
Os fornecedores em foco para uma auditoria externa de sustentabilidade são selecionados de acordo com uma abordagem baseada em riscos. Essa estrutura identifica sistematicamente os fornecedores de alto risco que foram avaliados em nosso processo de qualificação de fornecedores e em nossa auditoria regular de qualidade de fornecedores. Uma auditoria externa de sustentabilidade também pode ser iniciada se a Siemens Energy identificar o risco por meio de fontes externas. Exemplos dessas fontes são bancos de dados de organizações não governamentais (ONGs), relatórios da mídia ou informações canalizadas por meio de nossa ouvidoria ou linha direta "Fale".
Qualquer relato de suspeita de violação dos requisitos do Código de Conduta para Fornecedores de Energia da Siemens pode resultar em uma auditoria externa de sustentabilidade para avaliar todo o escopo do nosso Código de Conduta.
As auditorias externas de sustentabilidade também desempenham um papel importante no esquema de desenvolvimento de fornecedores, melhorando o perfil de sustentabilidade do fornecedor. Além dos aspectos de avaliação de fornecedores, os fornecedores podem aumentar sua conscientização sobre os requisitos de sustentabilidade da Siemens Energy.
Em caso de discrepâncias com o Código de Conduta para Fornecedores de Energia Siemens e Intermediários Terceirizados, ações corretivas devem ser acordadas entre o auditor e o fornecedor. Será acordado um prazo (período de carência) para cada ação corretiva que, dependendo da natureza e extensão da ação, pode abranger um período de semanas ou meses. As ações corretivas acordadas são documentadas e monitoradas regularmente.
Uma auditoria de acompanhamento é agendada na qual o auditor verifica se as ações corretivas foram implementadas.
Se a implementação necessária de ações corretivas, apesar da assistência da Siemens Energy, se mostrar ineficaz, a Siemens Energy se esforçará para resolver os problemas em uma reunião com o fornecedor. Se todos os esforços permanecerem malsucedidos, seja por falta de compromisso do fornecedor ou capacidade de desenvolver o fornecedor, a Siemens Energy se reserva o direito de reduzir ou encerrar o relacionamento comercial.
Como você, como fornecedor, nos garante ativamente que os requisitos do Código de Conduta sejam implementados e sustentados?
Esperamos que nossos fornecedores:
- Responder a perguntas sobre o cumprimento do Código de Conduta dentro do prazo solicitado.
- Apoiar ativamente a necessidade de clarificação e demonstrar cooperação ativa e vontade de melhorar, caso surja um risco potencial das informações contidas na Autoavaliação da Responsabilidade Corporativa, por exemplo, a não verificação da idade dos jovens trabalhadores ou a não implementação de medidas corretivas no caso de um incidente ambiental bem conhecido.
- Permita que os auditores de qualidade tenham acesso aos documentos e áreas exigidos para que possam ter plena consciência de sua conformidade com o Código de Conduta.
Disponibilizar funcionários competentes para entrevistas confidenciais em Auditorias Regulares de Qualidade de Fornecedores, Auditorias Externas de Sustentabilidade e Inspeções Orientadas por Incidentes.
